Daniel D. SystemsDaniel Dimitrijevic

Produkte / Weektime

Weektime

Arbeitszeiten je Auftrag erfassen und den Aufwand mit dem verfügbaren Zeitbudget vergleichen.

Für Betriebe und Teams, die Zeit und Aufwand je Auftrag nachvollziehen möchten.

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Anwendungsbeispiel · Fiktive Daten

Weektime in der Anwendung

Der fiktive Musterbetrieb Nordbogen betreut drei Aufträge parallel. Die Demo enthält Arbeitszeiten aus zwei vollständigen Monaten, September und Oktober 2026. Am Haus Nordbogen lässt sich vom einzelnen Einsatz bis zur Monatsauswertung nachvollziehen, wofür Zeit angefallen ist.

Tippen oder klicken Sie auf ein Bild, um es in Originalgröße zu öffnen.

Vom Dashboard zur fertigen Rechnung

Im Dashboard findet der Musterbetrieb seine Aufträge und springt zu Budget, Team oder Auswertung. Am Auftrag „Büroservice · Haus Nordbogen“ lässt sich verfolgen, wie aus erfassten Zeiten zuerst interne Kosten und anschließend eine Rechnung für den Kunden werden.

Das Betriebsdashboard bündelt Aufträge und Einsatzorte. Von hier aus öffnet man die Zeitbudgets, die Teamverwaltung und die Live-Ansicht.
Das Betriebsdashboard bündelt Aufträge und Einsatzorte. Von hier aus öffnet man die Zeitbudgets, die Teamverwaltung und die Live-Ansicht.
Für Oktober ergeben die erfassten Mitarbeiterstunden und hinterlegten Stundensätze 1.226,50 € tatsächliche Mitarbeiterkosten. Weektime zeigt diese Kosten getrennt von der abrechenbaren Pauschale.
Für Oktober ergeben die erfassten Mitarbeiterstunden und hinterlegten Stundensätze 1.226,50 € tatsächliche Mitarbeiterkosten. Weektime zeigt diese Kosten getrennt von der abrechenbaren Pauschale.
Im Abrechnungsergebnis wählt der Betrieb zwischen Pauschale und Stundenabrechnung, prüft die abrechenbaren Beträge und kann aus dem Vorschlag eine Rechnung erstellen.
Im Abrechnungsergebnis wählt der Betrieb zwischen Pauschale und Stundenabrechnung, prüft die abrechenbaren Beträge und kann aus dem Vorschlag eine Rechnung erstellen.
Die in Weektime erstellte Musterrechnung für den Oktober enthält Empfänger, Leistungszeitraum, Rechnungsnummer, Netto- und Bruttosumme sowie Zahlungsziel.
Die in Weektime erstellte Musterrechnung für den Oktober enthält Empfänger, Leistungszeitraum, Rechnungsnummer, Netto- und Bruttosumme sowie Zahlungsziel.

Laufende Einsätze und Belege am Auftrag sehen

Die Teamleitung erkennt, wer gerade an welchem Objekt arbeitet. In den Auftragsdetails lassen sich Materialkosten prüfen und für die spätere Abrechnung einordnen.

Im Livestatus sieht die Teamleitung laufende Timer und die Objektnähe: im Bereich, außerhalb oder ohne Standortfreigabe.
Im Livestatus sieht die Teamleitung laufende Timer und die Objektnähe: im Bereich, außerhalb oder ohne Standortfreigabe.
Der Materialbeleg über 149,94 € ist mit dem Auftrag und der Kalenderwoche verknüpft. Je nach Fall lässt er sich aufteilen oder etwa als im Angebot enthalten, als Nachtrag oder als interne Ausgabe einordnen.
Der Materialbeleg über 149,94 € ist mit dem Auftrag und der Kalenderwoche verknüpft. Je nach Fall lässt er sich aufteilen oder etwa als im Angebot enthalten, als Nachtrag oder als interne Ausgabe einordnen.

Arbeitszeit dem richtigen Auftrag zuordnen

Im Arbeitsbereich wählen Mitarbeiter den Auftrag und tippen auf „Arbeit starten“. Der Timer läuft für diesen Auftrag. Beim Beenden entsteht ein Zeiteintrag.
Im Arbeitsbereich wählen Mitarbeiter den Auftrag und tippen auf „Arbeit starten“. Der Timer läuft für diesen Auftrag. Beim Beenden entsteht ein Zeiteintrag.
Über „Arbeitszeitnachweise öffnen“ wählen Mitarbeiter Woche, Monat oder Jahr und bei Bedarf ein einzelnes Objekt. Der Nachweis zeigt die eigenen Zeiten und lässt sich als PDF öffnen.
Über „Arbeitszeitnachweise öffnen“ wählen Mitarbeiter Woche, Monat oder Jahr und bei Bedarf ein einzelnes Objekt. Der Nachweis zeigt die eigenen Zeiten und lässt sich als PDF öffnen.

Objekte und Nachweise verwalten

Die Objektliste zeigt Adresse und Budget je Liegenschaft. „Nachweise“ öffnet die erfassten Leistungen. Über „QR-Code“ gelangen Dienstleister zum Zugang für genau dieses Objekt.
Die Objektliste zeigt Adresse und Budget je Liegenschaft. „Nachweise“ öffnet die erfassten Leistungen. Über „QR-Code“ gelangen Dienstleister zum Zugang für genau dieses Objekt.
Unter „Externe Firmen“ pflegt die Hausverwaltung die Dienstleister. Die Firma kann anschließend einem Objekt zugeordnet werden.
Unter „Externe Firmen“ pflegt die Hausverwaltung die Dienstleister. Die Firma kann anschließend einem Objekt zugeordnet werden.

Projekte und Gewerke koordinieren

Die Projektübersicht bündelt Projektbudget, Nachweise und externe Rechnungen. Über „Projekt-QR-Code“ stellt die Projektleitung den Zugang für den Einsatz vor Ort bereit.
Die Projektübersicht bündelt Projektbudget, Nachweise und externe Rechnungen. Über „Projekt-QR-Code“ stellt die Projektleitung den Zugang für den Einsatz vor Ort bereit.
Die Projektleitung verwaltet die externen Firmen, etwa Elektriker und Maler. Die Firmen lassen sich für die Dokumentation den jeweiligen Projekten und Gewerken zuordnen.
Die Projektleitung verwaltet die externen Firmen, etwa Elektriker und Maler. Die Firmen lassen sich für die Dokumentation den jeweiligen Projekten und Gewerken zuordnen.

So weist eine externe Firma ihren Einsatz nach

Ein Reinigungsdienst kommt zum Haus Nordbogen. Die Hausverwaltung hat am Eingang einen Weektime-QR-Code für dieses Gebäude angebracht. Der Dienstleister erfasst darüber, wann er vor Ort war und was erledigt wurde. Die Hausverwaltung erhält einen Nachweis, den sie dem richtigen Objekt zuordnen kann.

  1. Am Objekt scannen

    Die Smartphone-Kamera öffnet den QR-Link im Browser. Objekt und Adresse stehen bereits fest.

  2. Einsatz starten

    Name, Firma und E-Mail angeben, Tätigkeit wählen und auf „Arbeitszeit starten“ tippen. Ein eigenes Teamkonto ist für diesen Zugang nicht nötig.

  3. Arbeit dokumentieren

    Zum Abschluss den QR-Link erneut öffnen, die ausgeführte Arbeit beschreiben und ein Abschlussfoto hinzufügen. Belege und Rechnungen können mitgeschickt werden. In der produktiven App geht der Bericht an die hinterlegten Empfänger.

Start vor Ort: Der Link kennt das Haus Nordbogen bereits. Lea Muster meldet sich für die Musterreinigung Nord an und wählt „Treppenhausreinigung“.
Start vor Ort: Der Link kennt das Haus Nordbogen bereits. Lea Muster meldet sich für die Musterreinigung Nord an und wählt „Treppenhausreinigung“.
Nach dem Start zeigt Weektime die Abschlussansicht. Hier ergänzt die Mitarbeiterin die erledigte Arbeit, das Abschlussbild und gegebenenfalls Belege für den Bericht.
Nach dem Start zeigt Weektime die Abschlussansicht. Hier ergänzt die Mitarbeiterin die erledigte Arbeit, das Abschlussbild und gegebenenfalls Belege für den Bericht.

Was Sie mit Weektime machen können

Zeit am Auftrag erfassen

Wählen Sie im Arbeitsbereich den Auftrag und starten Sie den Timer. Beim Beenden wird die Dauer dem gewählten Auftrag zugeordnet. Zeiten können auch manuell eingetragen werden.

Aufwand und Budget vergleichen

Öffnen Sie als Betrieb „Zeit & Budget“. Die Übersicht stellt den erfassten Stunden den geplanten Stunden gegenüber und zeigt den Rest für die Woche und den gewählten Monat.

Arbeit auswerten und belegen

Öffnen Sie am Auftrag „Auswertung“, wählen Sie den Monat und prüfen Sie unter „Einträge“ die einzelnen Einsätze. Unter „Export & Versand“ können Sie die Auswahl als CSV ausgeben.

Kunden und Einsatzorte zuordnen

Verwalten Sie Kunden, Objekte und Aufträge mit den zugehörigen Einstellungen. Die Zeiten, Budgets und Belege bleiben beim jeweiligen Einsatzort.

Team und Live-Status sehen

Der Betrieb lädt Mitarbeiter ein und vergibt Rollen. Die Live-Ansicht zeigt laufende Einsätze. Mitarbeiter können ihre eigenen Arbeitszeitnachweise für Woche, Monat oder Jahr öffnen.

Kosten und Abrechnung vorbereiten

Material, Fahrt und Mitarbeiterkosten fließen in interne Auswertungen ein. Der Abrechnungsvorschlag und der Kundenreport unterstützen die weitere Abrechnung und Dokumentation.

Fahrzeuge und Belege verwalten

Im Fuhrpark hinterlegen Sie Fahrzeuge und interne Kosten pro Fahrt. Fahrzeug- und Verpflegungsbelege bleiben betriebsweit erfasst und lassen sich nach Monat oder Jahr auswerten.

Externe Einsätze am Objekt dokumentieren

Hausverwaltung und Projektleitung stellen einen QR-Zugang für das Objekt bereit. Die externe Firma nutzt ihn zum Starten und Abschließen des Einsatzes. Zeit, Beschreibung und Abschlussfoto gehören zum Nachweis.

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